自5月15日開始，疫情業主與H遠距員工台灣疫情升溫，期間雙北已經進入三級警戒，給企溝通管理關懷許多企業紛紛啟動在家工作（Work from home），指南學校也宣布停課，訊息紛紛轉為線上學習，分級八大行業被勒令暫時停業，建立機制甚至連醫療體系也開始構思遠距醫療或無接觸醫療的疫情業主與H遠距員工可能性，警戒的期間升級都在告訴我們疫情並不樂觀。
雖然我們都希望疫情盡快遠離，給企溝通管理關懷但我們仍得做好最壞的指南打算，萬一，訊息這波疫情短時間內不會消退，分級那我們的建立機制工作與生活該如何過下去？
身為多年的專業經理人、企管顧問，疫情業主與H遠距員工到現在自己經營一家全遠距的企業，以及身為兩個孩子的父親，我想從幾個層面跟大家分享疫情期間，遠距辦公的各種注意事項，我預計會撰寫三篇文章：第一篇寫給企業主/HR，談論在疫情期間遠距工作的指南；第二篇寫給每個工作者，談談如何在遠距工作時保持高效，並能平衡家庭與生活；第三篇寫給每一個人，談論我們該如何面對這些困境，調整自己的心態，一同渡過這個難關。
這是第一篇，我想先跟大家聊聊企業主/HR在面對疫情以及遠距工作時到底有哪些注意事項。
首先，我想先談談「在家辦公」這件事，或許很多人會認為在家工作不就是員工換一個地點上班，然後把線下的溝通模式搬到線上來，只要選好視訊溝通工具就解決了。誤以為在家辦公是單純的技術問題，只要花錢就能解決。根據我們自己的親身經驗，遠距辦公其實有幾個很常見的問題需要被克服：
第一，不是所有的工作性質都能輕易的遠距處理
例如需要肢體接觸、交付實體商品、運用特定器材的服務，像是醫療、餐飲、生活服務等等，公司內可能有些職務可以遠距，但有部分難度就相對高了。
以學院為例，原先我們有成員是專門負責社群活動的，本來在線下運作好好的，突然要全面轉到線上，初期也花了不少時間研究工具，以及調整工作流程，為了提升線上活動的體驗，其實又增加了許多前置工作，不過我們認為這是一件好事，趁著疫情，我們就順勢把自己變成一家擅長舉辦線上活動的公司吧。
第二，線上溝通遠不如線下那麼容易
當大家都進辦公室時，很多的討論會在辦公室發生，即便進了會議室，你也會跟坐在旁邊的同事交換意見，但這些在線上化之後可能都會消失，所有人的溝通都是official的，很多意見可能不會被聽見，很多意見可能也未經過充分的交流，如果繼續仰賴固定時間的線上會議來同步想法其實是遠遠不夠的。
今年團隊擴編以後，很多溝通的問題紛紛浮現，當中最嚴重的莫過於資訊未充分揭露，意見未被充分表達，但這並不是因為大家刻意隱蔽資訊，而是因為大家平常交流的時間太少，資訊透通的比例也太低了。以前在公司上班，大家會在茶水間、會議室、辦公區等各個地方交流，資訊也會在這些地方流通，遠距後這些行為大幅減少，溝通的問題自然也一一浮現了。
Photo Credit: iStock第三，員工的狀態不好掌握
這一點是很容易被忽略的，如果今天有個同事連續幾天加班到10點鐘，同事或主管很容易察覺，如果有個同事一早來上班精神就很差，或者面色凝重，我們都是很容易發現的，我們可能會開口問他發生什麼事情了。
不過遠距工作後，這個人幾點下班你不知道，工作是否遭遇到困難，家裡是否有狀況你是很難觀察出來的，通常只有他自己願意說，或者你在與他交談的過程中發現，不然他就只能想辦法自癒了，不過就我的經驗看來，很多人並不會覺察到自己有狀況，即便察覺了，主動提出需要幫助的比例也是偏低的。但是這會讓一個人的心理壓力愈堆愈大，工作狀態也會愈來愈差。
第四，當孩子也開始停課在家學習，家長的壓力是指數級成長的
先前只是企業啟動在家辦公，但現在則是學校也停課了。公司內或許有很多的員工是有小孩的，想想，小孩在家，得料理他的三餐，還要關注他在做些什麼。如果開會開到一半，或者專注工作到一半，兩個孩子吵架了，或者小小孩找媽媽了，要不要先中斷手邊的工作呢？
同時照顧小孩跟工作，工作被中斷，要頻繁context switch，這對每個人來說都是一種精神與效率的損耗，但肯定會發生。但公司的專案還是有進度在，為了趕上原定的工作進度，工時很可能會因此上升，這又進一步打亂了原先的生活步調，你可能會捨棄掉運動或休閒的時間，結果就是工作與生活的壓力難以抒發，持續累積。
我還是要再次強調，從理性層面看到疫情，或者停班停課問題這都是需要的，畢竟這能讓我們做出可靠的判斷。但我認為疫情對社會最大的影響是源自於情感層面的，有太多人是需要被理解與同理的。
以上這些狀況，其實都是在家工作可能會面對的局面，那身為企業主與HR，我們又該如何因應呢？以下五點，是我特別建議從公司角度應該思考的。
掌握員工的家庭需求，並予以協助
在平常，在社會各種機制運作正常時，每個員工都可以較輕易的將自己的生活或家庭給安置妥當，例如小孩送學校、安親班、課後輔導等，父母親即使是個大忙人，都有人可以幫忙照顧小孩到晚上，有些收入較高的家庭甚至可以請全天候的保姆幫忙照顧小孩。疫情一來，學校跟安親班都停課了，保姆可能也得回家照顧自己家的小孩，父母親得自己照顧小孩，與此同時，還得按原先步調上班。
Photo Credit: iStock沒有小孩的員工，彈性較大，但有小小孩的員工，如果又沒有長輩可以幫忙帶小孩，那真的是蠟燭兩頭燒。這種狀態下，試問員工要如何投入在工作上，又要如何產出高績效呢？