近期Google文件推出了一個很有用的文件新功能：「在Google文件中直接撰寫郵件內容，並直接發送Gmail。新功」這個新功能應該已經更新到絕大多數用戶的理完率系統中，一般用戶就可以使用。會議仔細研究一下，紀錄接發我覺得這個新功能，可直可以徹底改變我們撰寫郵件的送G升工工作流程，並且大幅度地提升工作效率，有助於團為什麼呢？
今天這篇文章就來分析這個新功能如何操作，隊協以及可以應用來解決哪些問題。作提作效
在之前的文件「Google文件朝Notion進化，推出smart canvas 7種筆記資料協作功能」一文中，新功提到Google文件透過@可以開始添加各種特殊內容格式到文件中。理完率
例如之前推出的會議「會議記錄」、「行事曆行程」等功能（參考：Google文件一鍵插入「會議記錄」快速筆記新功能如何開啟教學），紀錄接發就可以幫助我們在Google文件中快速根據目前會議行程，插入包含會議時間、會議參與者、會議大綱的基本模塊。
而現在這個透過@快捷鍵插入模塊的功能中，多出了一個「電子郵件草稿」的選項。選擇後，可以幫我們在Google文件中插入包含收件者、郵件主旨等基本格式的範本，讓我們在Google文件中寫好郵件內容，還可以直接按一下按鈕寄出郵件。
這個功能，等於是把Google文件變成你的Gmail郵件撰寫工具，主要目的是讓你可以在Google文件和同事協作郵件草稿內容，彼此確認後，直接從Google文件寄出給客戶。
但其實這個功能還可以發揮很多作用。
圖片來源：電腦玩物在Google文件任何位置，插入郵件草稿模板
首先，讓我們看看這個功能如何操作。
在Google文件中輸入@（記得要用半形符號），選單中便能看到「電子郵件草稿」。直接選擇後，可以插入在Google文件任何位置，只要在郵件草稿區塊內輸入的圖文內容，都會變成郵件內容。
在預設表格中的收件者、副本、密件副本欄位，也可以讓我們直接利用@，快速搜尋並插入Google聯絡人。
郵件撰寫完成後，利用這個「電子郵件草稿」區塊左上方的「在Gmail中預覽」按鈕，可以呼叫出一個郵件發送視窗，直接完成郵件寄送。
圖片來源：電腦玩物整理好會議紀錄文件後，直接複製重點寄給對方
為什麼要在Google文件中撰寫Gmail郵件呢？
例如「[影片] 最節省時間的會議！Google文件 + Keep協同合作：審訂校稿、企劃討論、小組報告效率提升」一文中提到的，Google文件是會議紀錄的好工具，那麼當完成一份會議紀錄文件的整理後，會不會想要把文件中的某些重點，整理成一封郵件寄給對方確認呢？
這時候，就在這份會議紀錄的Google文件中，插入「@電子郵件草稿」的區塊模板，直接把文件裡的重點複製過來，然後指定寄件者後送出。
在一個視窗、一份文件內，就能把所有步驟完成。
圖片來源：電腦玩物團隊協作重要郵件草稿，確認後寄給客戶
假設現在要寄送一封重要的郵件給客戶，我們寫完文情並茂的郵件後，可能還需要給老闆、同事確認一下，甚至需要他們來補充一些內容。
這時候，我們也可以利用Google文件的協作功能，直接在Google文件裡插入「@電子郵件草稿」的區塊模板，然後邀請老闆、同事一起來協作，大家都修正、審定完成後，直接按下Google文件裡的寄出按鈕，寄出郵件給客戶。
也就是說，這個功能等於讓Gmail郵件草稿也有了多人協作的功能。
像是Google文件中原本的註解、建議編輯等功能，都可以應用在「@電子郵件草稿」的合作上。（延伸參考：Google文件內建請求核准功能，建立多人審查批准的簽核流程教學）
圖片來源：電腦玩物可以用來建立、整理常用郵件範本
Google文件在編輯、管理、整理上還是比較方便的，所以我們現在可以利用「Google文件」來整理大量工作上常用的各種郵件範本、郵件模板。
然後插入一個「@電子郵件草稿」區塊，隨時複製需要的內容到這裏並直接寄出。
例如我在這篇文章中：「為什麼列出目標、行動清單後執行效率零？一張比較表看出遺漏步驟」，分享過可以利用建立郵件範本來節省工作時間，而類似這樣的商務溝通常用郵件範本，就可以先建立在Google文件中，方便隨時修正，現在也能隨時利用「@電子郵件草稿」區塊來寄出內容。
可以讓郵件內容增加更多格式變化
Google文件中的編輯功能比Gmail更豐富，所以在Google文件中撰寫郵件內容，還可以用上許多Gmail裡沒有的編輯功能，例如表格，或是表格與圖片的結合。
當然，有些Google文件的特殊內容格式轉換到Gmail寄出後還是會失效，例如待辦清單。
圖片來源：電腦玩物讓你在Google文件中更專心撰寫Gmail郵件
「@電子郵件草稿」區塊的最後一個優點，就是在Google文件中撰寫郵件，其實可以更專注，更避免干擾。
因為當我們打開Gmail要撰寫郵件草稿時，往往還要面對許多新郵件通知，這時候很難不分心。
而如果我們是打開Google文件，處理真正的任務文件內容，然後把內容整理成重點後，直接從Google文件發出郵件內容，那麼過程中都不用打開Gmail網站，可以避開大量的意外干擾。
Google文件推出的這個新功能：「在Google文件中直接撰寫郵件內容，並直接發送Gmail。」我覺得非常值得好好利用，改變我們原本撰寫郵件的工作流程，節省時間，還能提升專注力。
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