「簡報到底是什麼？」關於簡報的誤解、拆解與理解

文：FAHAHA

「簡報到底是簡報簡報解拆解與什麼？」每堂簡報課開場，我都會先拋出這個問題請學員思考，到底的誤台下通常會先陷入一段沈默。什麼因為這個問題有點抽象，關於不太好回答。理解

這時，簡報簡報解拆解與我就會再補一句：「那你們覺得上完這堂課，到底的誤能學到什麼？獲得哪些改變？」此時學員就會開始熱烈地表達想法：「我覺得就是什麼在學習怎麼把PPT做好。」「我覺得是關於在學習如何把話說清楚。」「我覺得是理解把想說的內容設計出來給別人看。」「我覺得……」

那你呢？如果請你用一句話，簡報簡報解拆解與或一段話來描述簡報，到底的誤你的什麼答案是什麼呢？你有想過這個問題嗎？

再往下繼續閱讀之前，我希望你先想想這個問題。關於因為透過這個練習，理解能幫助你往後在學習簡報的過程，聚焦在真正重要的事上。

想好了嗎？那我們繼續。接下來，這篇文章會分成三個部分，跟你分享：

1. 關於簡報的「誤解」：常見的三大迷思
2. 簡報的「拆解」：簡報的「組成」與「目的」
3. 對簡報的「理解」：所以簡報到底是什麼？

準備好更了解簡報了嗎？讓我們開始吧！

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一、關於簡報的「誤解」：常見的三大迷思

在過去的教學經驗中，我觀察過許多初學者的「簡報迷思」。這些迷思會影響學習者對簡報產生錯誤的期待，使他們浪費心力在無關緊要的事情上。

下面我舉三個常見的迷思與你分享：

迷思1. 簡報＝PPT

很多人一提到簡報，就直覺的把它跟PPT劃上等號，但其實兩者的實質意義有著天壤之別。

簡報，指的是presentation，是講者透過傳遞資訊，達成目的的手段。包含了：講者、聽眾、媒介（包含投影片）。

而PPT，指的是PowerPoint，它是微軟的簡報軟體，同樣身為簡報軟體還有很多，如：IOS的Keynote、Google簡報、LibreOffice的Impress…只是我們多數人最常用的是PowerPoint而已。

簡單來說，簡報比PPT涵蓋的多太多了。

為什麼要鑽牛角尖講這個？把簡報當成PPT真的有差嗎？有的，清楚基本的名詞定義，是做學問的第一步。

只有當我們釐清這些名詞的意義，能正確使用，才有辦法和別人溝通、學習。

迷思2. 好的簡報設計＝極佳的美感

這個誤會，是讓許多人對學習簡報卻步的原因。

很多人認為設計投影片需要有一定的美感，但因為從小不擅長美術，因此直觀的認定自己無法做出「美」的投影片，而不願意學習簡報。

然而，簡報是講者和聽眾溝通的媒介，在多數簡報場合，只要能夠清楚的呈現資訊，讓聽眾秒懂，達成溝通的目的就夠了。

對於簡報內容的洞悉與理解，才是能否做出好簡報的原因。美感固然重要，但並非做好簡報的核心。

迷思3. 一場好簡報＝圖大字少＋故事接力

台灣簡報的學習風潮剛起時，出現了很多教導我們製作滿版圖文、一張投影片一重點、說故事技巧的書籍和課程，導致大家爭相的學習相關知識。

很多人推崇投影片字越少越好，最好放上一張圖就好，其他就靠講者表現。

不過後來時間給出了答案。這套圖大字少加故事接力的技能，並不符合多數的職場需求。大多數人也都不是賈伯斯。

多數人的簡報並非談理念、談改變，更多是工作報告、評鑑比賽、教學……等需要呈現大量的資訊，無法用說故事架構整場簡報的情境。

我們真正要學的，是如何處理大量資訊，讓聽眾更容易吸收和理解，而不是直接省略大量資訊，直接開始說故事。

上述三點，是我過去教學常見到的三個簡報迷思後。

接下來，我們來「拆解」簡報的組成。

二、簡報的「拆解」：簡報的組成與目的

在研究一門學問時，如果能對於「整體的脈絡」有十足的認識，就比較能夠掌握真正的重點，不會走偏方向。

因此，這一段我們來聊聊簡報的大脈絡。試著從「組成」及「目的」兩個面向，重新理解一次簡報。

首先，來談談「簡報的組成」。

1. 簡報是由哪些元素組成？

簡報課中，我問大家：「請問一場簡報中，包含了哪些元素呢？」八九不離十，我聽到的第一個答案是：「PPT」。還有：「講師、投影片、影片、音樂、麥克風、計分板……」這些答案陸續出現。

「還有嗎？」我繼續問。

大家抓著頭，看看四周，實在想不到還有遺漏什麼。

「你們忘了一個最重要的元素。」我微笑看著大家。

大夥們看著彼此，搖搖頭，實在不知到漏了啥。

「就是你們自己！」我指著大家。

沒錯，一場簡報的組成有三個重要的元素：

1. 講者
2. 聽眾：學員、主管、評審、民眾、專家……
3. 媒介：投影片、影片、白板、紙張、聲音……

在這三者之中，聽眾扮演最重要的角色。可以說，聽眾決定了一場簡報的成敗。（參考閱讀：〈表達力專欄：如何進行聽眾分析，有效準備一場簡報？〉）

簡單來說，三者的關係是這樣：「講者」透過某個「媒介」向「聽眾」傳遞資訊，以達成某個簡報目的。

了解到這層關係後，我們往下思考一下簡報的「目的」。

2.簡報的「目的」是什麼？

探討簡報的目的，就是在探討我們到底為什麼要簡報。

我們先來看看以下幾個場景：

1. 護理人員對社區民眾衛教「肌少症的觀念與預防方式」
2. 職場前輩向單位新人簡報某項技術的操作重點
3. 參與創新競賽的參賽者向評審簡報參賽品的特色與功用
4. 主管對職場新鮮人演講，說明進入職場後與學生時代的不同
5. 藥廠PM向廠商說明A藥優於B藥的原因

你還可以繼續往下列。

接著，我們要做從這麼多的場景中找出共同點，那就是簡報的核心目的。

其實，簡報情境有千千百百種，但大致上都能歸納出三個目的：

1. 傳遞知識／技能
2. 改變態度
3. 促使行動

簡報之前，先釐清最終的目的為何，準備時從目的著手，不要走彎路，才能在有效的時間發揮最大的效益。

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三、對簡報的「理解」：所以簡報到底是什麼？

前面談完了關於簡報的「誤解」，以及「拆解」簡報的組成和目的後，最後回到題目，來談談我對簡報的「理解」。

我給簡報兩個定義。

1. 簡報是一種達成目的的手段

簡報是「講者」透過「媒介」，向「聽眾」傳遞資訊，達成「目的」的手段。例如：

1. 「護理人員」想透過「影片」，讓「民眾」了解「預防的方法與重要性」
2. 「職場前輩」想透過「實務操作」，指導「新人」「熟悉某技術的操作要領」
3. 「參賽者」想透過「投影片」，讓「評審」「了解產品的獨特性與實用性」

評斷簡報的成功與失敗，並非由投影片的設計，或是講者表達的魅力，而是看是否能夠達成最初設定的目的。