文：阿曼莎．伊姆貝爾（Amantha Imber）
一次開完大量會議
現在是成功星期二下午，你在四十分鐘後有一場會議。人士讓會你快要被工作淹沒，用多卻不知道開會前怎麼運用時間才是時智事最最好的。你考慮開始準備明天要發表的慧何大型銷售簡報，卻決定還是議成有效不要，因為你不想要進入狀態之後，率件論分又被這場會議打斷。成功你想想其他幾個需要完成的人士讓會大型事項，但是用多又告訴自己不應該現在開始做，因為你至少需要一小時才能真正有所進展。時智事最
你隨意瀏覽收件匣，慧何完成了一些沒有意義、議成有效但是率件論分當下令你感覺很好的任務：刪掉一堆你根本不知道自己有訂閱的電子報；快速讀完幾封其實不需要收到副本的電子郵件（害你浪費寶貴的時間閱讀）；掃過幾封一直想要處理但是沒有時間這麼做的電子郵件。
你看看時鐘——開會時間到了！成功看哪，你剛剛成功浪費這一天的四十分鐘。
一次大量處理電子郵件（一天只檢查電子信箱兩到三次）已經成為常見的生產力訣竅；一次開完大量會議也有可能為效率帶來同樣重大的影響。
俄亥俄州立大學的研究顯示，如果你一、兩個小時之後有會議要開，你所能完成的工作會比沒有會議要開時減少百分之二十二。知道自己即將被一件大事打斷，很難讓人進入狀態。
這恰好也是亞當．格蘭特最喜歡的研究之一。他發現，這驗證了他刻意安排自己在學校工作的日子的方式。「在教書日，我會把所有的辦公室時段（跟學生見面的時間）排在一起。我也學到我需要一點緩衝時間，因此我會在兩次會面之間安排五分鐘檢查電子信箱，或以防前一次會面持續的時間比預期的還要久。」格蘭特除了安排辦公室會面日，也有完全不安排會面的日子，這樣他就可以真正專注在研究和寫作上，提高生產力。
實際演練
- 考慮為自己創造一些規則，在某些時候不安排或不接受任何會議。例如，假如你早上頭腦最清醒，就每個星期安排幾個沒有會議的早晨。把會議全部排在下午就能做到這點。
- 假如你對自己的行事曆掌控有限，可以跟上司或其他把會議排進你行事曆的人聊聊，告訴他們一次開完大量會議能夠提升生產力。你可以不要在行事曆安排沒有會議的時段，而是嘗試相反的做法，在一週的行事曆當中挪出幾個只用來開會的時段。例如，下午一到三點我們容易頭腦不清楚時，就很適合召開較不需要認知能力的會議，如工作進度會議或每日站立會議。
更有效率的會議公式
電子郵件軟體公司Superhuman的創立者兼CEO拉胡爾．沃赫拉認為，大部分的團隊開會都很沒效率。他說，會議議程通常不存在，要不然就是非常概要。某些主題有討論到，有些主題則完全沒有。太多時間被浪費在不重要的議題，但是更重要的問題卻可能好幾個星期都沒有人留意。
沃赫拉說，使Superhuman的會議盡可能有效率且有意義的元素共有三個。第一個規則是，如果有人想要在團隊會議上提出討論的主題，他們一定要在前一天下午六點前寫下來分享給團隊成員。
沃赫拉解釋：「我們應該避免討論沒有寫下來的東西，因為我們閱讀的速度比說話的速度快很多。如果只是在團隊會議上傳達某些想法，那顯然很沒效率，因為你大可事先寫下來，讓每個人先閱讀。」除了速度的問題，特別會說話的人也會不經意（或者也可能故意）讓人們對他們的點子產生偏好，進而對沒有說話天分的人不利。
沃赫拉的第二個規則是，如果有人想要在團隊會議上發言，他們一定要事先閱讀和評論相關文件。他認為這個策略不僅可節省時間，也能表示尊重。
「我們應該避免評論我們沒有花時間了解的東西，因為這會不必要地浪費有這麼做的人的時間。某個人寫了一份文件，說：『這是問題，這是解決方法。』但是只有一半的團隊成員閱讀，這樣是不夠的。如果是這樣——有時候那是因為某幾個星期比較忙碌——那麼沒有閱讀文件的人就不能參與討論。這樣做的結果是，會議進展得非常快。」
研究顯示，沃赫拉的這個策略應該會帶來更好的決策。雖然很多人相信直覺比較準確，但其實如果有比較多反思的時間，對我們會比較好。
在一個由紐約大學史登商學院的賈斯汀．克魯格教授所率領的研究中，研究人員想要知道，學生在選擇題的考試中一開始選的答案，是否比後來改變心意換的答案還要容易答對。研究人員特別挑出把一開始的答案擦掉的例子。
克魯格和他的同事發現，學生如果換回原本的答案，他們比較有可能答錯，這稱作「第一直覺謬誤」；反之，如果他們沒有換回原本的答案，就比較有可能答對。這個數據帶出兩個議題：第一，像沃赫拉這樣在開會前給人們額外的時間思索自己的決定，會帶來更好的決策，避免成為第一直覺謬誤（當場做出決定）的受害者；第二，我在大學時期經歷選擇題考試的折磨時，怎麼不知道有這個研究？
成功且有效率的會議的最後一個規則是，如果要在團隊會議上討論一件事，最多只能討論五分鐘。假如五分鐘內無法達成共識，對話就要停止，並指派一個決策者。
沃赫拉把決定分成可逆和不可逆兩類。可逆的決定所涉及的風險較低，如果做了一個不好的決定，很容易就能進行軸轉，採取另一個路徑；不可逆的決定風險較高，若做出錯誤決定的話，可能會讓公司付出很大的代價。
身為CEO的沃赫拉負責做出所有的不可逆決定，可逆決定則會分派給團隊成員。這是讓員工感覺自己被賦予力量的好方法，應該會對他們的整體工作滿意度產生流動效應。「開完會後，決策者會蒐集所有必要的資訊，在下次團隊會議前做出決定。」這可以避免人們不想做出決定，尤其是困難的決定。
「我們發現，應用這些策略之後，每個人的速度都變快了。每件事最多只花五分鐘，這樣一個小時的會議就能決定十件事，還有很多時間打屁嬉鬧。」
實際演練
- 針對團隊會議，請團隊成員至少在開會前一天，在共享檔案的手寫議程中添加任何他們想要討論的事項。請他們明確說出自己想要談論什麼，並補充任何必要的背景資訊，好讓團隊可以加快速度。一開始，你可能會被視為會議中獨斷專行的墨索里尼，但團隊成員一旦了解你是在創造有效率的會議，就會感謝你。
- 請所有的團隊成員閱讀議程內容，以及跟不同的討論議題有關的任何閱讀素材。
- 開會時，只讓有先預讀的人評論。
- 如果討論五分鐘後還不能做出決定，領袖應負責做出任何不可逆決定，可逆決定則分派給團隊的某個人。所有決定都應該在下次團隊會議前做出。
- 針對下一次的會議，在議程中添加需要做出的決定，以免拖延決策。
你需要「待討論清單」
如果你很熟悉敏捷這個概念，那你很可能跟「看板」是好朋友。快速複習一下：所謂的看板是一個簡單的圖表，可以把一個企畫的工作流程視覺化。最基礎的看板有三個欄位：待辦、進行中、已完成；跟一個企畫有關的所有任務都是從待辦欄位開始，然後慢慢移到已完成欄位。