文：戴蒙．札哈里斯（Damon Zahariades）
理想情況下，流工你應該能在每天結束時，作者作任劃掉出現在你待辦清單上的都用的待單大多數單每個事項。如果你難以達成這件事，辦清辦清那麼請仔細閱讀本章內容。人誤
接下來，解完計待我會介紹人們無法完成他們的成工清單最常見的八個原因。當中的應設任何一個原因都會破壞你的生產力，並且妨礙你準時完成工作。目標
原因1：你誤解了待辦清單的流工目標
為什麼要建立待辦清單？你希望利用它來達成哪些事？
多數人的回答是「完成工作任務」。但這並不應是作者作任設計待辦清單的目標。
你的都用的待單大多數單待辦清單的主要目標，是辦清辦清幫助你管理任務與專案，並凸顯出重要的人誤事情。它可以讓你把所有事都拋在腦後，解完計待因為把所有事情都記在腦子裡，很可能會因為分心而忘記或漏掉。你可以把所有事項都寫下來，把它們彙整在一起，如此一來，你就能夠整體性的看清楚最主要的優先事項。
呈現在你面前的待辦清單，會比在你的腦海裡遊蕩的同一個清單，更容易管理。你可以更輕鬆的根據何時需要完成來管理任務，並據此規劃你的一天。僅此一項，就能幫助你專注於最重要的工作。
大部分的人誤解了待辦清單的功能。他們認為，這個工具應該幫助他們完成自己認為值得關注的每項任務。其實不然，一個可靠待辦清單的功能，是把你的注意力集中在正確的工作上，並且防止你被比較不急迫的事項干擾。
你的待辦清單不是用來完成所有事項的工具。更確切的說，它是一個會確保你完成「正確」的事情的工具。
了解兩者的區別是很重要的。如果你誤解了你的待辦清單的目標，那麼你終歸會建立且使用沒有效用的清單。這麼一來，你的清單反而會破壞你的生產力，而不是提高你的生產力。
在本書後面的部分，我會仔細的告訴你，如何打造對你有益的清單。當然，你需要修改我的系統，以順應你的工作流程與個人偏好。但你會發現，構成一個可靠的待辦清單系統的基本原則是普遍適用的。
原因2：你忽略了截止日期
沒有截止日期的待辦清單，就是一個願望清單。僅此而已。如果沒有截止日期，我們就很可能不會有所作為。
截止日期不只會給人緊迫感，它還能幫助我們根據完成任務與專案所需的時間，來排定優先順序。此外，當截止日期逼近時，會促使我們採取行動。
思考一下：如果信用卡帳單沒有繳款截止日期，你會多快支付你的信用卡帳單？你會多快支付你的汽車牌照費用？如果你跟大部分的人一樣，那麼你會無限期的推遲這兩項任務。
當人們建立待辦清單，而沒有為每項任務設定截止日期時，就會出現同樣的結果。沒有截止日期，就沒有動力去做事。沒有動力，就什麼事也無法完成。這就是許多待辦清單失控的原因，任務沒有進行而越拖越久。
這是一個大問題，因為多數人都在跟拖延對抗。即使是設法抑制拖延習慣的人，也必須隨時保持警惕，以免它重新扎根在我們的生活中。
截止日期是拖延的敵人。設定截止日期能激勵我們採取行動與完成任務。另外，也能幫助我們衡量在時間管理方面的成效。如果我們能夠持續按時完成重要的事情，就表示我們的作法是正確的。
截止日期也能幫助我們決定，要把有限的時間與注意力放在哪裡。這點很重要。需要你去完成的任務，永遠會比可用的時間還多。截止日期幫助我們，根據我們希望實現的目標，在任務之間做出選擇。
回想一下帕金森定律（Parkinson's Law）：「你有多少時間可以完成工作，你就會展延你的工作來填滿可用的時間（Work expands so as to fill the time available for its completion ）。」如果你選擇不為待辦事項設定截止日期，那麼當這些事項在你的清單中徘徊時，請不要驚訝。
原因3：你的清單太長了
你知道我指的是什麼。我所指的是似乎永遠不會結束的每日任務清單。它們會連續不斷，包含幾十個事項。
這種清單在許多方面會適得其反。第一，這種清單會分散注意力。它們列出過多的選項，而每一個選項都會讓你的注意力從最重要的工作上轉移。
第二，這種清單是不切實際的。太長的清單最終會變成無法管理的狀態。結果就是你無法處理每個事項，因為事項實在太多了。
第三，這種清單會令人沮喪。你每天都會意識到，自己沒有完成當天的任務清單。這種反覆經歷的結果，可能會對你的積極性造成嚴重的打擊。
第四，這種清單會助長拖延行為。當你每天都沒有完成你的待辦事項，你的大腦就會被訓練成接受這個結果。久而久之，就會失去即時完成任務的動力。
在給定的時間當中，你用來完成事情的時間是有限的。因此，你應該限制待辦清單的範圍，來配合有限的完成時間。如果你只有四個小時的時間可供你支配，務必確保你的待辦清單上的事項，能夠在四小時的時限內完成。否則，你會讓自己面臨失敗的結果。
許多人會進行大腦傾存（brain dump），亦即把他們腦中需要或想要完成的每項任務，全部都從腦海裡倒出來。他們會把所有事情都列在單一清單上。但問題是，他們沒有對這些任務進行分類，並根據情境、優先順序，以及緊迫性將任務列入不同清單中。這些事項全部被列在同一個大型清單上，然後被當成每天用來提醒需要做什麼事的工具。
這是一種很糟糕的任務管理方式。由於每天會有新的任務加入，這種任務管理方式會使清單越來越長。