寫email與客戶聯繫絕對是拼錯職場上最重要的一環，也是字贅字文對方對你的第一印象。要怎麼避免信件錯誤並留下好的法不犯印象呢？以下幾點是寫email時千萬不能犯的錯誤，每次在正式送出郵件之前，對⋯務必要先再三檢查喔！⋯寫
1. Bad subject lines 不好的英文郵件標題
Email標題應該簡潔、明確地表達來信主旨，千萬讓收件者一看就知道是常見錯誤與哪個項目有關。切記不要將瑣碎、拼錯不重要的字贅字文資訊放在標題。如果是法不犯要通知會議時間，以日期時間＋動詞、對⋯事件作為標題就可以囉。⋯寫
- Hi I’m Alvaro. I’m here for the sales meeting. (X)
- The英文 monthly marketing meeting: 7/15 10:00am. (O)
2. Vague descriptions/ questions 模糊不清的敘述、問題
- If you agree with our suggestion,千萬 please reply to this email as soon as possible. (X)
- If you agree with our suggestion. Please reply to this email before 6/24 12pm, thanks. (O)
這樣提出明確的時間是不是讓重點更明確了呢？比起「盡快回覆」，點出回覆期限可以讓彼此更清楚，不用苦苦等候對方的信件！
3. Repeated words 重複字眼、贅字
我們在寫郵件的時候，容易因為字彙量不足或是過度想強調某個觀念，而大量使用重複的英文單字，使得整篇email出現了好幾次相同字眼。例如下面這段敘述：
Dear Ms. Spellman,
I’m writing this email because of the product design. I think the product should show energy and youth, since the target audience of this product are teenagers between 12-15. How about booking a product meeting to discuss together. (X)Dear Ms. Spellman,
I’m writing this email because of the merchandise design. I think the product should show energy and youth, since it’s target audience are teenagers between 12-15. How about booking a meeting to discuss together. (O)
適時地抽換詞面，把重複出現數次的proudct換成merchandise、省略product，或是把句子合併，改用代名詞稱呼，以減少出現次數。
4. Missing comma & attaching wrong file 少了逗點或附件錯誤
大家應該都有在完成檔案以後，不斷修改並更新檔名的經驗。於是檔名就這樣變得越來越長，從活動企劃書變成活動企劃書更新、活動企劃書最終版等五花八門的檔名，最後忘記修改名稱就傳送給合作夥伴可就糟了。如此一來可能會讓對方混淆，不確定檔案是否為最終版。
建議使用修改日期在檔名上做紀錄，例如4/3有做過更動，則在檔名加上：企畫書 0423 更新，這樣一看日期就知道哪個版本是最新的。
- Q3 marketing report final version updated the latest (X)
- Q3 marketing report 0628 version (O)
5. Misspelled words & grammar error 單字、文法錯誤
雖然現在大部分的手機和電腦都有自動修正的功能，但許多人在撰寫email時拼錯單字、文法錯誤的問題還是層出不窮。現代人太習慣直接選擇自動修正後的字詞，反而有時候不小心修改成另一個字卻毫不知情。
- receive (O)
- recieve (X)
- recommend (O)
- recomend (X)
像這樣少個m、前後字母寫錯的錯誤可千萬不能犯。看似基礎的小問題，小則稍微影響閱讀、大則可能影響整筆客戶合約。所以千萬要細心注意喔。
另一個大忌就是文法錯誤。要是時態、主被動用法錯誤，可能會導致對方看不懂你的郵件，後續產生更多不必要的誤會，降低溝通效率。
如果擔心自己寫的英文email文法有誤，現在有許多線上文法、拼字檢查的網站可以幫住你初步校正。送出郵件之前再次多加檢查，以免讓對方認為你是個粗心大意的人，影響了後續工作的往來。
現在知道寫email有哪些常見錯誤了，下次寫信的時候記得多注意一下再傳送出去，或是用排程寄信的方式，預防寄出後才發現有錯字或忘記刪除的內容。若是不幸出了錯也來不及收回，那就誠懇地再寫一封email道歉並通知修正吧！
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