老師除了教學之外，教職級事有時候還是員必全能學生保母。舉辦活動、備用表單家長回饋、線上訂購評量、輕鬆被一堆統計記錄搞的管理頭昏腦脹嗎？
尤其高中以下（高中、國中、繁雜小學）的教職級事老師，除了必須教授專業科目外，員必還需要常常處理一些日常班級庶務，備用表單並擔任學校及家長間的線上溝通橋樑，甚至連舉辦課外活動都要納入老師的輕鬆管理範疇。舉凡班遊、管理家長座談會等時常需要調查出席資訊，繁雜若活動涉及金流的教職級事話更加麻煩，畢竟許多導師及家長都不太放心將班費或報名費交由孩子手中。
相信上述所提及的，只是繁雜班級事務中的冰山一角。在老師的日常工作中時常需要做有關「統計與記錄」的工作，但過去很多老師都會選擇用紙本記錄來做統計，可是這卻是最耗時並且不精確的。
想想看，當你設計好紙本表格或題目內容後，必須印刷出來再交由學生或家長填寫，最後再一一回收輸入。耗費這麼多時間，但對於回收資料確有許多問題：學生是否如實將表單交給家長？學生是否遺失已填答完成的表單？自己輸入資料時是否不小心打錯？這些都是問題。
接下來這篇文章將會以老師的日常工作情境為例，介紹「線上表單」如何輕鬆解決紙本記錄的困擾，有效管理繁雜的班級事務。我們提供了四個情境給大家參考：
- 舉辦活動（家長座談會、班遊、戶外教學）
- 家長回饋與資料蒐集
- 訂購（評量、班服）
- 家庭訪問
- 結語
1. 舉辦活動（家長座談會、班遊、戶外教學）
老師必須時常舉辦各種活動，如家長座談會、班遊、戶外教學‧‧‧‧‧‧等，這時候就需要統計預計出席的人數及基本資料。你可以將「活動說明、資料調查」等資訊列在線上表單中，再將表單的「QRcode 或網址連結」傳送到 LINE 班級群組或各家長的Email以供填答。而家長填完問卷後，資料就會自動上傳到問卷後台，所以也不用怕資料遺失或人工輸入錯誤囉！
以班遊為例，活動問卷架構可以這樣設計：
報名表最主要的目的是清楚說明活動內容，並協助老師輕鬆統計出席人數。
如果活動有金錢費用的需求，如報名費、班費、材料費等，你可以透過「感謝頁轉址」功能，在活動報名表的最後安插「匯款確認表」，家長便可透過匯款的方式繳交費用，如此一來「繳費名單和繳費日期」都能清楚掌握，收錢不再是個令人頭痛的環節囉。透過匯款確認表記錄匯款資訊，方便老師清楚掌握繳費狀況。
匯款確認表範本 / 活動報名表範本 / 班遊範例。以上範本都在 SurveyCake 問卷後台，內含五十多種免費範本可直接套用，範本內容和細節均能自行修改。
2. 家長回饋與資料蒐集
在課堂之外，家長也時常給予老師教學回饋，如教學進度太快導致孩子跟不上，或其他需要麻煩老師多留心的地方，如孩子近期的交友狀況、情緒表現異常等‧‧‧‧‧‧。以上諸多注意事項，家長有可能是在聯絡簿上註明，也可能在 LINE 丟個訊息，或直接打一通電話給老師，瑣碎的資訊從四面八方而來。
老師，您真的記得住嗎？
為了改善老師所面臨的困境，進而有效提升帶班品質，我們誠心建議老師可以建立「線上問卷」來蒐集並記錄各方家長的回饋。
使用線上問卷蒐集回饋有什麼好處？
一、統整回饋
首先，線上問卷可以將所有家長的回饋建議統一儲存起來，不僅可以即時回收意見，還能一併解決資訊雜亂各處的問題。而就算家長臨時口頭告知，老師也可以將他們的意見記錄在表單中。老師有空時便可上網查看完整的表單回覆，SurveyCake 線上表單支援各種裝置，不管手機、平板、桌機都能完美支援，再也不怕遺漏各種重要細節。
二、避免記錯
因為老師要記的東西實在太多太瑣碎了，記憶混亂以致拼湊錯誤的情形常常發生：到底是Judy還是Debby隔壁的同學上課太吵？是Jerry還是Wallis的功課跟不上？透過線上表單可以完整保存填答者的回饋，有效避免記錯搞混的窘況發生，老師只要在一個地方便可查看完整的第一手資料，不用再花額外腦力去記繁雜瑣碎的細節。
三、掌握重點
家長的回饋這麼多，有些回覆很長，有些卻很短。面對龐大的回覆量，該如何快速抓出整體回覆的重點呢？例：有些家長反應教學進度過快，有些覺得過慢，究竟絕大部分的家長意見為何呢？老師可以透過篩選組合功能建立「關鍵字清單」，快速抓出含有特定關鍵字的回覆，例：老師想知道多少人認為「教學進度太快」，只要家長回覆內含「快、聽不懂、跳、跟不上、放慢」等內容，系統就會一秒抓出含有以上關鍵字的回覆，方便老師查看。
如何蒐集各方家長回饋？
若家長習慣透過聯絡簿等紙本溝通，老師可以將「QRcode」貼在聯絡簿的封面或開頭，家長只要掃描一下就能進入問卷給予回饋。若家長習慣線上溝通，老師可以將「問卷連結」傳到 LINE 班級群組或寄Email給各家長填答。
3. 訂購
校園生活中，老師也時常需要訂購學習評量、班服等，一個個手動記錄太花時間。當不小心弄丟紙本記錄單時，重頭調查是小事，若訂單具有時限性而來不及再調查一次時，才是令人頭痛的大事。透過線上表單解決訂購事宜，隨時利用手機記錄回覆，既方便又不怕資料遺失。
套用 SurveyCake 問卷範本？一鍵建立完整問卷表單。沒時間建立表單？SurveyCake 後台免費提供訂購登記範本讓你直接套用，範本內容及細節均能自行修改。
4. 家庭訪問
小學生上課一段時間後，老師便會進行家庭訪問，到府訪談前必須調查老師與家長可行的時間。同樣的問題，老師只有一個，班上的家長有這麼多人，要喬好每個家庭的時間又是一大工程。如果老師可以先提供所有可行的時間供每個家長選擇，並限定一個時段只能被選擇一次，將能有效減少雙方來回溝通的時間。
在線上表單裡，老師可以用單選題來調查家庭訪談時段，並透過「選項數量上限」來設定每個選項可被選擇的次數，如此就能自動阻擋時段被重複選擇的窘境，讓調查更有效率、不費心力！
自動化管理瑣碎班級事務
隨著科技進步，善用線上工具自動化管理繁瑣細節，除了省時省力，在資料蒐集和應用上也更深入完整。
- 舉辦活動：輕鬆統計出席人數、自動連結匯款表單，讓報名流程更直覺。
- 蒐集回饋：統一彙整資料，建立「關鍵字清單」快速掌握回覆重點。
- 大量訂購：支援所有裝置填答，隨時記錄不怕訂購資料遺失。
- 家庭訪問：限制訪談時段可被選擇的次數，時間調查更輕鬆。
我們希望能減輕老師工作上的負擔，省下更多時間而成果更好。三秒鐘免費註冊 SurveyCake 會員，透過線上表單輕鬆管理繁雜的班級事務。
如有任何問題或合作意願，歡迎隨時與我們聯繫！
本文經SurveyCake官方部落格授權刊登，原文發表於此
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