撰寫英文書信可謂職場必備技能之一，解中要撰寫一篇清楚且易懂的英文英文書信並不容易，而在求學階段中，書信也十分少見以「英文Email寫作技巧」為主題的寫作寫英課程，因此英文書信的邏輯撰寫技巧與相關禮儀大多都得靠工作中自行摸索或觀摩同事如何撰寫，使許多人常為撰寫英文書信感到十分頭痛⋯⋯
了解許多人常為撰寫英文書信所苦，差異因此筆者將從英文書信寫作邏輯開始，掌握驟讓重重帶你先了解中英文寫作習慣的大步差異後，再透過撰寫英文書信四大步驟，不再介紹英文書信的困難必備內容。
一、解中英文書信必備心法──了解中英文書信寫作邏輯差異
許多人在撰寫英文書信時習慣先撰寫完中文書信內容後，英文再將其翻成英文版，書信但這麼做容易造成不易閱讀的寫作寫英問題，因為中英文的邏輯寫作邏輯及習慣有所差異，直接照翻的話，常會使母語人士難以抓住書信重點。
英文習慣先講重點，中文習慣先解釋原因
所謂寫作邏輯的差異在於「重點的擺放位置」，英文習慣先在開頭闡述「主旨」、「大意」，因此在過往的英文課堂中，老師一定會叮嚀要在文章開頭撰寫「主題句」，讓讀者能快速抓到段落主旨；反之，中文的書寫習慣則是先行說明原因，再呈現結果，如以下例句所示：
英文： Most of our team members prefer to work from home, becuase they can have better work-life balance and less commuting stress. （先敘述結果再解釋原因）
中文：因為可以取得更好的生活平衡以及省去通勤的時間壓力，所以團隊中多數的成員偏好在家工作。（先說明原因再敘述結論）
正因為中英文寫作習慣及邏輯安排有所差異，因此撰寫英文書信時，不建議直接將中文書信翻成英文，容易導致母語人士閱讀時不易抓到內文重點。
而一篇完整英文書信到底該如何撰寫呢？英文書信的開頭、結尾又該如何撰寫才能言簡意賅且不失禮貌呢? 筆者將利用 4 大步驟，帶你了解英文書信必備內容，以及開頭、結尾萬用句。
二、掌握四大步驟，撰寫英文書信不再困難重重！
英文書信撰寫Step 1：Opening 開頭
承上述，英文書信開頭習慣先說明大綱與主旨，因此在英文書信開頭常先說明來信原因，開頭常用句型如下：
- I'm writing to let you know that⋯⋯ 我來信的目的是⋯⋯
- I'm writing in reference to ⋯⋯ 這封信是關於⋯⋯
- I would like to⋯⋯ 我想要⋯⋯
- This letter serves as⋯⋯ 本封信主要⋯⋯
- This email is to notify you that⋯⋯ 這封信主要通知您⋯⋯
例句：
I'm writing to let you know that we want to reshedule the meeting.
我來信的目的為更改會議時間。
英文書信撰寫Step 2：Reason 原因
說明來信的主旨後，接著針對相關細節或來信主旨的原因，多加闡述主旨事由，舉例如下：
Our needs are unexpectedly changed, so we would like to cancel the order.
我們意外地發現沒有這筆訂單的需求，因此我們想取消訂單。
- unexpectedly (adv.) 意外地；出乎預料
The woman had a trip to Australia, where she died unexpectedly.
那位去澳洲旅行的女士在當地意外死亡。
英文書信撰寫Step 3：Action 行動
在詳加闡明來信主旨與事由後，第三步驟則是接續在信中說明自身或期望對方採取的行動，如：
After reading the terms and conditions, I am aware that I am entitled to ask for a full refund.
在閱讀合約條款內容後，我發現我符合全額退費的資格。
- ask for a full refund 要求全額退費
- be aware that 察覺到；意識到
I am aware that lots of things have changed in this city.
我意識到這個城市很多事物都變了。
- be entitled to⋯⋯ + VR / N 有資格做⋯⋯
The manager is entitled to ask you to clean the conference room.
主管有資格要求你打掃會議室。
英文書信撰寫Step 4：Closing 結尾
在英文的寫作習慣中，常於英文書信結尾表達自身想法或期待，以下為常見的英文萬用書信結尾句：
- 表示自身想法（歉意）
We’re sorry for your inconvenience.
我們很抱歉為您帶來不便。
- 表達期待
I am looking forward to hearing from you soon.
我期待近日能收到您的來信。
- 表達禮貌與客氣
Let me know if you have any questions.
若有任何問題請再告知。
Please do not hesitate to contact me if you have further questions or concerns.
若後續有任何問題或疑慮，歡迎立即與我聯繫。
結語
其實撰寫英文書信並不難，只要了解英文的寫作習慣與邏輯，以及掌握關鍵步驟，包含在英文書信開頭撰寫來信主要目的、於信件中段說明來信原由，以及期望對方採取的行動，最後在結尾處使用上述的萬用句，就可以輕鬆寫出架構完整，且內容清晰的英文書信，讓你日後不再懼怕撰寫英文email。
本文經CLN 商用英文專欄授權刊登，原文刊載於此
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責任編輯：溫偉軒
核稿編輯：翁世航