文：稻增美佳子
【以4W1H來開口、超人成本下筆】
關鍵不在What，氣諮而是商師術用Why
敝公司在製作簡報大綱時，規定要依照4W1H來寫。溝通關鍵4W1H具有讓對方更容易聽懂你在說什麼的訊息心弦效果，所以不只是來觸書面報告，說話時也必須意識到這點。擊對假設你希望自己正在交往的超人成本對象減肥（What） ，這時必須先看著對方（Who） ，氣諮仔細思考要怎麼說，商師術用對方才願意聽進去。溝通關鍵
明明自己是訊息心弦擔心對方的健康，偏偏對方是來觸個對健康毫不在意、只想及時行樂的擊對人，與其苦口婆心的超人成本解釋健康的重要性，不如挑明說「如果能再減五公斤，一定會更受歡迎」 ，對方可能更願意聽進去。
反之，如果對方也有點在意健康，你可以說「你知道太胖會導致文明病嗎？」 「我希望你永遠健健康康」 。
重點在於「為何要說這些話的理由（Why） 」能不能觸擊對方的心弦。倘若Why不是簡單明瞭的訊息，就無法表達真正想說的話，也無法讓對方理解。
Photo Credit: 樂金文化出版上述的Why可以說是關鍵訊息。如果無法用一句話解釋清楚關鍵訊息，就證明想表達的輪廓還沒有很明確。比起要怎麼說，更應該把注意力，放在堅持可以補足關鍵訊息的意見和主張上。
搞定這個部分以後，再提出幾個減肥的方法（Which） ，表示自己也會幫忙，所以一起加油吧（How） ，或許對方就不會那麼難以接受了。
4W1H中，最重要的部分莫過於「你為何非這麼做不可」的Why。關鍵訊息不是What，而是Why。
如果要用4W1H整理前頁課內會議要求出席者做的事，要怎麼整理呢？請看下一頁的圖表。
Photo Credit: 樂金文化出版這樣看下來不難發現，組長根本沒有表達清楚呢。他沒有提到最重要的關鍵訊息，也就是Why。
同時，也沒有一起討論幾個選項中大家可以接受的方案（Which） ，只要求大家照自己提出的方法做（How） 。這麼一來，聽的人想必滿心都是「不得已、不服氣的感覺」 。
以下就來假設Why與Which吧。
Why ＝「因為負責的窗口需要那次活動的訊息」 。
在這個層級，如果只是回答「為什麼？」就太淺了。或許也有人不懂「怎麼說」 ？為了讓對方聽懂你要表達的意思，必須將更冠冕堂皇的理由昇華為目的。達成這個目的對自己有沒有好處也很重要。
Which ＝「負責的窗口會在電視節目〈追夢高手〉中介紹這次的活動，當作行銷成功的範例（提升企業形象、對營收做出貢獻）」。
這麼一來是不是變得明確一點，也令人更有興趣了？然而，應該會有人產生「即便如此，蒐集報告又能做什麼呢？」的疑問。也就是說，會有人質疑How的正當性。
Photo Credit: 樂金文化出版因此Which也很重要。突然說出How以前，必須站在聽眾的角度，一起思考Which 。舉例來說：
「這是宣傳敝公司魅力的好機會，所以想給負責本案的工藤董事完整的資料。我想到三個作法，各位認為哪個作法比較好？
① 蒐集每個人寫的報告，加以彙整，與工藤董事分享。
② 找一個與工藤董事分享資訊的場合，邀請所有人參加。
③ 選幾個與活動有關的成員讓工藤董事問問題。
我也想聽聽大家的建議，請問各位有什麼想法？」
有兩、三個人舉手，交換意見。
「其他人都沒有意見嗎？」
「感謝各位的意見。非常具有參考價值。接著我想請各位舉手表決。在此之前，如果主辦方沒有任何腹案，可能會被罵翻，所以我想提出一個方案。站在主辦方的立場，我想先蒐集每個人寫的報告，加以彙整，與大家分享。因為……」
在這種情況下說出自己的想法，是以「因此最不會給大家添麻煩的方法是……」的感覺提出How。
這麼一來，聽眾的接受度是否比剛才更高了？
如果是不擅長「採取能讓對方理解的方式說話」的人，請大膽採取這種有邏輯的說話方式。
即便如此，或許還是有人聽了半天，仍然「始終沒有被打動呢」 。原因出在雙方情感裡的落差。所以在表達的時候要仔細思考「敘述方式」
書籍介紹
本文摘錄自《超人氣諮商師的低成本溝通術》，樂金文化出版
作者：稻增美佳子
譯者：賴惠鈴
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工作毫無效率，其實跟過高的溝通成本有關
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「已經講這麼多次了，為什麼對方無法理解？」
「討厭……這個人很難溝通！」
「有必要解釋到三歲小孩都懂嗎？換作是我，反而會覺得這樣很蠢耶。」
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來自日本的超人氣諮商師，傳授降低溝通成本的訣竅
稻增美佳子身為資深諮商師，她發現很多上班族都苦於開會討論、交辦工作、談判協商、跨部門合作等場合。要不是不善傳達自己的想法，就是對方聽了，卻不能接受，有講等於沒有講，還浪費時間。20年來，她輔導超過七萬人改善他們的溝通技巧。其中最有感的莫過於「溝通的進化發生在某一個瞬間」。也就是說，只要掌握到一點訣竅，就會開始有所改善；只要再養成習慣，將技巧內化成自己的東西，就會得到脫胎換骨的變化。